Går ting aldri som planlagt?

Kanskje du er offer for planleggings-fellen…

Har du lagt merke til at store IT- og byggeprosjekter alltid tar lengre tid og blir dyrere enn antatt da prosjektene ble planlagt? Dette fenomenet kalles planleggings-fellen.

Terapi og Rådgivning

av Dag Øyvind Engen-Nilsen

Planleggingsfellen

Planleggingsfellen er et fenomen der et estimat av hvor mye tid som vil være nødvendig for å fullføre en fremtidig oppgave, har en tendens til å være for optimistisk. Vi har altså en tendens til undervurdere hvor lang tid ting egentlig tar. Det verste er at vi har en tendens til å gå i den samme fellen, selv når vi har erfaring med det vi planlegger for.

Optimist på egne,

pessimist på andres vegne.

Denne tendensen påvirker bare våre egne estimater. Når vi vurderer andres estimater, har vi en tendens til å være for pessimistisk på de andres vegne. Vi ovevurderer altså hvor mye tid andre trenger på å utføre den samme oppgaven.

Hvorfor går vi i fellen?

En av årsakene til at vi går i fellen, er at vi stoler for mye “innside-perspektivet”.

Innsideperspektivet.

Det betyr at den informasjonen som kommer fra eget hode, er for begrenset til å “pakke ut” alle stegene vi må gjennom på veien mot å bli ferdig med en oppgave.

Utsideperspektivet.

Informasjon om hvilke ytre faktorer (utside-perspektivet) som kan spille oss et puss har en tendens til å bli neglisjert.

Intuisjonen kan stenge av for utside-perspetktivet.

Hvis vi stoler for mye på intuisjonen når vi skal gjøre en vurdering der vi ikke har tilstrekkelig oversikt over relevant informasjon, kan vi komme til å overse ytre faktorene som påvirker gjennomføring av oppgaven. Dessverre er det akkurat dette mange av oss pleier å gjøre.

Unngå planleggings-fellen.

Det mest grunnleggende grepet for å unngå planleggingsfellen er å se på hvordan lignende planer har blitt gjennomført tidligere. Hvis du spør deg selv “hvordan har jeg klart dette tidligere?”, så vil sjansen for å lykkes øke.

Ta et utside-perspektiv.

Prognosen vil også bli mer realistisk hvis du studerer omgivelsene, og spør deg selv hvilke hindringer som kan oppstå underveis. Husk, det vil alltid oppstå noe uforutsett.

Prediktiv analyse og maskinlæring.
Kalenderen kan spore hvordan du bruker kontaktnettet ditt, slik at du kan planlegge oppgaver, møter og prosjekter mer nøyaktig. Deretter gir den forslag til hvordan du kan optimalisere tidsbruken.

Realistiske tidsfrister.

Roger Buehler, Dale Griffin og Michael Ross gjorde en studie av planleggings-fellen (1994). De skrev blant annet:

"Som lærere legger vi merke til at de fleste elever leverer oppgavene sine i tide, men få leverer dem tidlig."

Studien viste at studentene "fullførte omtrent tre fjerdedeler av prosjektene sine på samme dag som fristen."

Det kan synes som om "tidsfrister gir bedre prognoser enn tids-estimater."

Selv om man vet at man tidligere har levert i siste liten, tror man at denne gangen vil oppgaven leveres lenge før fristen.

Der er imdlertid ikke nok å sette en frist. Du må ha en realistisk plan som viser hvor og når de ulike oppgavene skal være ferdig.

Tips.

Gjør målet mer presserende ved å planlegge tidsfrister så nært nåtiden som mulig.
Finn ut om du prioriterer, planlegger, arrangerer eller visualiserer, og planlegg deretter.
**Prioriterere** og **Planleggere** beregner hvor mye tid hver del av en oppgave vil ta.
**Arrangører** fokuserer på hvordan de vil ha det.
**Visjonære** planlegger ut fra helheten.
Gjør tidsfrister gjennomførbare ved å dele opp større prosjekter i 10-minutters(!) segmenter.
Hold deg selv ansvarlig hvis du ikke når tidsfristen. Venn deg av med å skylde på ytre omstendigheter.

Murphy´s lov!

Murphys lov sier at "alt som kan gå galt, vil gå galt." En av de viktigste årsakene til at vi går i planleggingsfellen er at vi ignorerer Murphys lov.
Et pessimistisk kvarter.
I stedet for å være optimistisk når du planlegger, kan det lønne seg å sette av et pessimistisk kvarter, hvor du tenker gjennom alt som kan gå galt. Du skal ikke planlegge for at alt kan gå galt, men du må anta at det dukker opp noen skjær i sjøen. Siden du ikke vet hvilke, legger du inn et slingringsmonn. Ofte anbefales det at man legger til 20% på det endelige estimatet.
Gjør prioriteringer, slik at du bruker energien på det som må gjøres.
Tenk gjennom hva du vil gjøre hvis noe går galt.

Tre-punkts-estimat.

Konfronter overoptimismen ved å lage tre alternative ulike estimater:
Beste-falls-estimat.
Din første prognose. Det er stor sjanse for at denne er identisk med beste-falls-estimatet.
Verste-falls-estimat.
Lag et gjennomsnitt av de tre estimatene. Feks.: hvis 1=3 uker, 2=3,5 uker og 3=6 uker, så får du et gjennomsnitt på ca 4,2 uker. Dette bør være den tiden du planlegger for.

100-blokker-pr-dag.

Hvis du sover syv eller åtte timer om natten, så er du våken 16 eller 17 timer hver dag.

Det ugjør ca 1000 minutter.
Tenk så på disse 1000 minuttene som100 10-minutters blokker.
Lag en plan for dagene fremover der du bruker10 minutter av livet ditt på hver blokk til det er tomt for blokker og det er på tide å gå til sengs. Ta frem et ruteark og organiser tidsblokkene på rutenetter, slik at du får en oversikt over hvor mange blokker det er.

Ta stilling til hvor mange blokker du skal bruke på ulike aktiviteter og gjøremål.

Hvor mange ruter er der for å gjøre viktige ting, og hvor mange kan du nyte?
Hvor mange ruter tilbringes med andre mennesker, og hvor mange er for alenetid?
Hvor mange ruter brukes til å skape, og hvor mange til å konsumere noe?
Hvor mange ruter er fokusert på kroppen din, hvor mange på sinnet ditt, og hvor mange på ingen av delene?
Dagens favorittblokker? Dagens kjipeste?

Gi blokker til alle dagens aktiviteter. Lage middag, kan krever tre blokker, mens det å bestille mat krever ingen. Er matlaging verdt tre blokker for deg?

Bare et tankeeksperiment!

100-blokkers-metoden er ment som et tankeeksperiment, og ikke noe du bør gjøre hver dag. Eksperimentet viser hvor mye tid ting tar av den tiden du har.

Minimer distraksjoner.

Bekjemp trangen til å utsette.

Selv om du har gjort alt riktig, er det umulig å holde seg på sporet når du bombarderes av distraksjoner. Fjern alle distraksjoner som lar seg fjerne. Smart-telefon-varsler f.eks. Når tankene dine begynner å vandre, ta en pause.

Utsettelser

Forskning viser at å sette «implementerings-intensjoner» demper trangen til å utsette. Det gir også økt fokus. I tillegg kan du også overvinne dette ved å:

Bruke kalenderen til å holde deg organisert og sette tidsfrister.
Bare å komme i gang for å hjelpe deg med å komme inn i et spor.
Å dele opp større oppgaver i mer håndterbare deler.
Sette opp et ansvarlighetssystem.
Ta tak i gjøremål der og da, uavhengig av om behovet er akutt eller ikke. Da hindrer du at ting hoper seg opp.
Redusere arbeidsmengden din.
Venn deg til å si «nei».